Як створити базу знань?

Що таке база знань і навіщо вона потрібна?

Хліб свій пускай по воді, бо

по багатьох днях знов знайдеш його.

Еклезіаст

Давайте без зайвих слів почнемо будувати базу знань у вашому комп’ютері, у блозі, компанії. Якщо, звичайно, такої бази знань ще у вас немає.

За службовим обов'язком мені доводилося бувати в різних українських організаціях - в маленьких і великих, комерційних і державних, столичних і провінційних. Так ось: є у них персональні  бази знань. Чи то досвідчені менеджери  у начальства  і вони все доводять до зручності і простоти, чи то вони добре знають, з якого кінця персональну базу знань почати опрацьовувати. А найчастіше вони добре усвідомлюють - що це таке і навіщо база знань їм потрібна.

З чого складається ваша база знань і навіщо вона потрібна?

Хлопці, не мудруючи дуже сильно, база знань - це грамотно керований централізований електронний архів програм, документів, довідників і класифікаторів  предметної області. (Хто скаже, що все це не знання - нехай кине в мене камінь та спробує скористатися навігатором Вікіпедії.)

Архівів дуже багато у базі знань! – це не в сенсі «цвинтар», а жива інформаційна структура для користувача.  Такі архіви є у всіх, але проблема в тому, що їх рівно стільки, скільки персональних комп'ютерів у вашій компанії.

Згадали?

А тепер уявімо картину. Сталася надзвичайна сумна, велика національна трагедія,  якийсь терорист  підірвав будинок офісів сотні компаній, загинув сам і забрав з собою  тисячу фахівців. Але мало хто знає про ще одну сумну сторону  цього терористичного акту. У цих будівлях розташовувалися сотні процвітаючих компаній. Новітня оргтехніка, найсучасніші комп'ютерні мережі. А на іншій стороні  планети, в спеціальних приміщеннях - резервні сервери для зберігання інформації, куди автоматично надходить інформація з бізнес-центрів.

Все продумано? Напевно, немає сумніву, що маємо форс-мажорну ситуацію, тому що значна частина «підірваних» компаній не зможе швидко «прочухатися» і відновити свій бізнес. Справа в тому, що автоматично архівувалася тільки «традиційна» інформація з транзакційних систем компаній: основні довідники, фінансова інформація про здійснені угоди. Все інше, найважливіше для ведення бізнесу, лежало, як ви вже здогадалися, в ноутбуках персоналу компаній. А ноутбуки згоріли, поламалися. І з ними враз зникли плани розвитку, персональні напрацювання, майбутні контракти і багато ще чого ...

Так ось. Повернемося до нас.

Я ви гадаєте, чи всі начальники знають можливості бази знань?  Якщо ваш начальник ще і власник бізнесу, то він  використовує персональну базу знань.  Покажіть йому цю «жахливу» картинку і попросіть відкрити під вас вакансію «Адміністратора  бази знань компанії».

Якщо він скаже, - мовляв, тіпун тобі на язик, то ви йому поясніть, що розрахування з компанії провідних фахівців з ноутбуками в голові дорівнює терористичного акту. Чи це не спрацює?

Якщо ваш начальник до того ж ще й просунутий управлінець, то він повинен і сам зрозуміти, що правильно побудована база знань збільшує швидкість отримання необхідної інформації, і, отже, підвищує якість управлінських рішень. А тут з'являєтеся ви - і говорите, що вмієте будувати таку базу знань.

Створюємо тіло бази знань.

Підготуємо все найнеобхідніше для народження і життя вашої майбутньої бази знань. Потрібний сервер (це окремий старий робочий комп) для локальної мережі маленької компанії. Де взяти зараз велику пам’ять. Можна в Інтернеті отримати онлайн-диск. А найкраще, це купити двотерабайтний запам’ятовуючий пристрій. Для початку, вам потрібен централізований «ресурс» - окремий сервер або його частину. На цьому сервері і буде жити початкова база знань вашої компанії. Проконсультуйтеся з вашим системним адміністратором, оформіть рахунок на покупку сервера і підпишіть його у начальника. (Цілком можливо, що вам вдасться обійтися існуючої технікою.)

А тепер як оптимізувати каталоги бази знань?

Вам  потрібно визначити структуру каталогів бази знань. З кондачка таку структуру не зробиш, тому рекомендую не захоплюватися конструюванням багаторівневих дерев. Давайте поступимо таким чином. Виберіть кількох колег - провідних фахівців, керівників підрозділів і попросіть їх показати, як вони структурують свою інформацію в своїх персональних комп'ютерах. І  не турбуйтеся: ви побачите у різних людей абсолютно різні способи класифікації інформації. Акуратно запишіть всі ваші спостереження - вони стануть в нагоді вам надалі. (Принципи «прояви» структури знань можна також підглянути в моїй замітці про те, як організувати особисту картотеку.)

Сподіваюся, ви вже здогадалися, що неможливо зробити єдину структуру каталогів, щоб вона влаштовувала всіх і кожного. По-перше, будь-яка професійна діяльність складна й різноманітна, а по-друге, кожна людина настільки індивідуальний, що цю свою індивідуальність докладає буквально до всього: до вибору їжі, одягу, роботи, до структурування інформації. Проте не турбуйтеся, задовольнимо всіх. Ми не будемо ламати голову над побудовою універсального «дерева», а зробимо полегшену базову структуру каталогів і створимо інструмент вибірки інформації з бази знань за кількома параметрами.

Можна взагалі створити єдиний каталог «БАЗА ЗНАНЬ».

... І звалювати в нього всю інформацію. Але так не годиться, тому що таку базу знань вам буде дуже незручно обслуговувати.

Найзагальніші рекомендації з каталогізації.

Використовуйте не більше трьох ієрархічних рівнів.

Буде зовсім чудово, якщо ви обійдетеся лише двома рівнями.

Для кожного проекту компанії організуйте окремий каталог (підкаталог).

По можливості, розділіть по підкаталогам організаційні і технічні документи.

Виділіть окремий каталог для зберігання нормативних документів.

Виділіть окремі каталоги для зберігання інформації про ваших партнерів, конкурентів і їх продукції.

Виділіть  окремий каталог для довідкового блока.

Створіть окремий каталог для зберігання дистрибутивів часто  використовуваних програм.

Пам’ятайте про те, що найкраще  - це ворог хорошого, тому в цьому захоплюючому процесі важливо вчасно зупинитися.

Наступний  крок: кодування каталогів. Навіщо це потрібно?

Знову ж - для зручності обслуговування.

Адміністратори бази знань, як виявилося, дуже люблять спілкуватися на цифрах.

- Сергію, куди покласти такий-то документ?

– Чо, там в ньому? А, ну це в 020.030

Головний принцип кодування каталогів такий:

залишайте «місце» для нових каталогів - для цього присвоюйте каталогам номера через десятку або через сотню, наприклад:

01010- Організаційні документи;

02020-Зовнішні проекти;

03030- Внутрішні проекти;

і так далі.

Припустимо, з'являються в компанії: інноваційні проекти, прикладні проекти, інвестиційні проекти  і, по ряду міркувань, інформацію по ним потрібно зберігати в окремому каталозі. Безболісно додаємо новий каталог:

01010- Організаційні документи;

02020-Зовнішні проекти;

02025 - Інноваційні проекти

03030- Внутрішні проекти;

03033- Прикладні проекти;

03037- Інвестиційні проекти;  

і так далі.

Навігатор   бази  знань

Для того щоб користувачі могли ефективно працювати з базою знань, конче необхідний «Навігатор» - спеціальна оболонка, що дозволяє шукати, вибирати необхідну інформацію по одному або декільком параметрам. На ринку існує велика кількість непоганих програм для організації електронних архівів і автоматизації документообігу: легендарний Lotus Notes, непоганий вітчизняний пакет «СПРАВА» та інші.

Я ж в навчальних цілях покажу, як створити досить ефективний навігатор, що не набуваючи спеціального програмного забезпечення. Справа в тому, що якщо ви навчитеся справлятися зі своєю базою знань мінімальними засобами, і вона не помре через пару місяців, то згодом ви будете більш усвідомлено і кваліфіковано підходити до вибору спеціальних програмних засобів. Якщо у вас не дуже велика компанія, то, б'юся об заклад, ваших користувачів надовго влаштує то «тимчасове» рішення, яке я зараз запропоную. У будь-якому випадку, ваша праця не пропаде даром.

Для створення Навігатора Вам потрібно Excel.

Створіть у ньому новий файл, назвіть його «Навігатор.xls» .

Піднімайте ваші записи, які ви робили, знайомлячись зі структурою каталогів ваших колег, узагальнюйте інформацію і конструює критерії, за якими користувачами відбиратимуть інформацію.

Найголовніша порада: не плодити зайвих сутностей (категорій відбору) без особливої ​​потреби.

Кожен додатковий критерій - це збільшення трудомісткості по обслуговуванню бази знань і зменшення зручності при її використані.

Обов’язково узгодьте остаточний набір критеріїв відбору з усіма вашими колегами. На цьому етапі неодмінно почнуть з'являтися все нові і нові «забаганки». Тримайтеся міцно і не плодіть зайвих категорій.

Створюємо в файлі колонки, відповідні узгодженим критеріям відбору.Одна колонка- це один критерій.

Створюємо інформаційні рядки; прив'язуємо за допомогою гіперпосилань до цих рядків відповідні файли.

Включаємо кнопки фільтрів відбору на необхідні колонки.

 Ось і весь навігатор. Дуже зручний.

В книзі Excel ви можете зробити кілька сторінок для зберігання різної інформації.

Але врахуйте, що в цьому випадку користувачам доведеться вибирати дані по заданому критерію (критеріїв) по черзі на різних сторінках. Як і всі примітивні рішення, наш «Навігатор» має низку прикрих недоліків.

Наприклад, якщо ви зміните структуру каталогів (навіть просто перейменувати каталог) або перейменувати кінцеві фізичні файли, то вам доведеться переробляти в «навігаторі» все посилання, пов'язані з цим каталогом або файлом.

Рішення на поверхні: до початку експлуатації «навігатора» припиніть будь-які експерименти зі структурою каталогів. Зупиніться.

Інший недолік цього рішення в тому, що вам буде вкрай важко визначати рівні доступу користувачів до тієї чи іншої інформації.

Вкладаємо  душу при створенні Навігатора і База знань сама по собі повноцінно існувати. А якщо база  знань без господаря, то вона повільно, але впевнено перетворюється в звичайну, нікому не потрібну інформаційну свалку. Щоб цього не сталося, вам, самозванцю, потрібно сильно постаратися. Крім цього, на самому старті потрібно виконати ряд моїх обов'язкових рекомендацій.

Цифрове кодування файлів.

Перед заповненням бази знань розробіть і видайте наказом по підприємству «Положення з кодування файлів».

Віднині  всі файли, що передаються користувачами в базу знань, повинні кодуватися (іменуватися) за такими схемами.

«Тимчасова» схема». За цією схемою кодуйте документи, які необхідно зберігати в різних версіях або як би в розвитку в часі.

 [Код проекту] - [Дата] - [Назва документа]

Розробіть класифікатор ваших проектів.

Можна зупинитися на 3-х символьного кодування. Передбачте в коді проекту службовий символ для позначення типу проекту (зовнішній, внутрішній, інноваційний і т.д.)

Дату потрібно записувати в форматі

 [Рік] [Місяць] [День],

наприклад:

031101 - 01 листопад 2003 року.

Така я кодування необхідна, щоб файли «вишикувалися» в каталозі строго в хронологічному порядку.

Назва документа повинно починатися з типу документа,

 наприклад:

 [Договір на розробку ...], [План розвитку ...]

 Приклад кодування: СИР-031110-Оперативний план-графік проекту ,

 де СИР - Проект «Сіріус», 031110 - дата створення документа, 10 листопада 2003 года.

 «Постійна» схема». За цією схемою кодуйте документи, які потрібно зберігати в єдиному варіанті, всякий раз замінюючи його в базі знань останньої, більш «свіжої» версією.

 [Код проекту] - [Назва документа]

Зрозуміло, в «Положенні про кодування документів» вам потрібно буде дати детальні роз'яснення, які типи документів яким способом кодуровати.

Навіщо потрібна кодування?

Дивіться: адміністратор бази знань тепер без труднощів зможе розібратися, в який каталог поміщати файл і які параметри вибірки призначити файлу в «навігаторі». Крім цього, всі ваші співробітники згодом подякують вам за цю інновацію, тому що і у себе в комп'ютері налагодять відносний порядок.

Оживе база знань.

Щоб  база знань відразу зажила, задихала, створіть і розмістіть в ній довідкові файли:

організаційна структура компанії;

основні положення і регламенти;

довідник співробітників з телефонами, адресами, «милом» і днями ангелів;

аналогічні довідники ваших клієнтів і партнерів;

структура ваших проектів з паспортами проектів;

карти знань колег;

графік відряджень колег;

електронний каталог бібліотеки компанії

колекція корисних інтернетівських посилань;

інші корисні довідники на ваш розсуд.

Продумайте самі.  Відведіть окремий лист у вашому «навігаторі» для розміщення довідкового блока.

Особо попрацюйте над формуванням телефонного довідника  –

не пропускайте  в ньому жодного співробітника, партнера і клієнта.

Одного разу мені довелося брати участь в цілому детективі з пошуку номера телефону одного рідкісного, але важливого клієнта. Інформація в результаті виявилася лише у людини, який: недавно звільнився з компанії (раз), в цей час відпочивав за кордоном (два) і в момент, коли йому додзвонилися, був сильно п'яний (три). Судячи з його реакції, можна було здогадатися, чим він займався в той момент, коли ми його достали. Розсилайте на електронну пошту всім співробітникам і начальству адресу «навігатора». Розрекламуйте по всій компанії про те, яка «класна штука тепер у нас з'явилася». Пожинайте перші лаври загальної та безмірною подяки.

Початкове навчання персоналу.

Розробіть  «Положення щодо використання бази знань».

Проведіть серію занять з персоналом компанії.

Поясніть, «як тепер ми будемо працювати».

Як ви тепер будете працювати?

А ось так: Як видно зі схеми, користувач сам нічого не записує в базу знань, а тільки лише користується інформацією з неї. Системний адміністратор поставить в системі заборона на запис в базу знань всім співробітникам компанії, за винятком адміністраторів бази знань. Таким чином, заносити інформацію в базу знань будуть лише спеціальні люди - тільки таким способом база знань не перетворюється в звичайну звалище документов.

Тепер про найнеприємніше в цій справі. Можливо, що адміністратором бази знань на перших порах будете ви. А більше нікому. Поки база знань не запрацювала на повну силу, ви нікому не доведете її ефективність і корисність. Та й за досвід потрібно платити.

Що будемо зберігати? Ось тепер настала сама пора, щоб остаточно розібратися з тим, що ж ви будете зберігати в базі знань.

Це вся довідкова інформація - її ми розглянули.

Безумовно, в базі знань повинні лежати всі актуальні організаційні та нормативні документи, які видаються у вашій компанії.

Зберігайте в базі знань зовнішню інформацію:

маркетингові огляди,

публікації про сучасні технології,

досягнення конкурентів

Зберігайте професійні книги і підручники в електронному вигляді.

Варто пильнувати про всі юридичні документи:

договори,

контракти,

угоди.

Не забувайте  виробляти політику інформаційної безпеки з урахуванням впровадження бази знань.

 Для конфіденційних документів просто не вказуйте в навігаторі посилання на файл, а самі файли зберігайте в спеціальному каталозі «Таємно» документи краще в базі знань не зберігати.

Все проектні організаційні і технічні документи.

Документи, узагальнюючі досвід діяльності:

опис проектних рішень, інструкції, методики.

Найбільш цінна інформація з вищенаведеного списку - це документи, узагальнюючі досвід діяльності. Якщо всю іншу інформацію можна зобов'язати передавати в базу знань силовим, адміністративним способом, то змусити описувати проектні рішення - на жаль ...

Голови цінних фахівців не вивернеш назовні наказом або розпорядженням. У кращому випадку вам дадуть такого формального виродка - марного, нікому не потрібного.

Попросіть підрозділи або співробітників добровільно поділитися з усіма своїми напрацюваннями? Попросіть - і ви негайно зіткнетеся з ... Жабою.

Жаба, яка душить  - це найсильніше тварина в світі, тому що вона задушила три чверті населення планети.

«Жаба» щодо викладення проектних рішень в базу знань може бути як на рівні підрозділів компанії, так і на рівні окремих цінних фахівців. Чекайте, чекайте, тема знатна пішла, я зараз з цього приводу ще один невеликий розділ посібника напишу.

Как задушити  жахливу Жабу?

Спочатку притча.

В одне гірське селище приїхав шкільний учитель і запропонував місцевим жителям свої послуги. Жителі з радістю погодилися, але запропонували розраховуватися з учителем тільки в кінці місяця і тільки «натурою» - горілкою. З кожного двору - по відру горілки. Ударили по руках. Учитель був розумний і сумлінний, і сільські діти його сильно полюбили. Та й самі батьки натішитися не могли на успіхи своїх чад. ... В кінці місяця до будинку, де жив учитель, потягнулися жителі селища з повними відрами в руках. Бочка, що стоїть у дворі будинку, де жив учитель, швидко заповнилася. Як ви думаєте - чим?  Найчистішою... водою. С корпоративною базою знань ситуація аналогічна - ніхто не хоче «зливати» в неї цінний інтелектуальний продукт. Всі дивляться один на одного, посміхаються про себе і нічого не роблять. Безумовно, формалізація своїх таємних знань вимагає додаткового часу, але проблема не в цьому. Люди побоюються, що вони втратять в компанії свою значимість, незамінність і цінність. Як показує досвід, абсолютно марно на словах доводити протилежне. Потрібен інший подхід. Ви, перший - візьміть в руки повне відро вашої горілки, йдіть по селищу і сповіщайте кожного зустрічного про те, що ви несете в колективну бочку повне відро найчистішої горілки. Давайте пробувати сумнівається. Немає іншого способу наповнення бази знань. Почніть ви. Згодом почне ще один, потім ще один. Потім захочуть усі, тому що почне діяти рівно той же механізм, що і з чистою водою, але з протилежним знаком. Всім людям хочеться бути значущими, незамінними і цінними. І ніхто не хоче залишатися білою вороною. Альтруїстом, втім, теж ніхто не хоче бути, тому далекоглядні люди діляться своїми знаннями, але одночасно залишають такий гострий гачок - «хочеш знати більше або глибше? - Звернися до мене ».

Наприклад, навчитеся продавати всім бажаючим рецепт вашої чудової «горілки» .

Сподіваюся, що ви вловили мою алегорію.

Тепер придумайте організаційний механізм захисту інформації від витоку назовні - конкурентам. Технічні рішення, пов'язані з поділом прав доступу, не врятують вашу компанію. Напишіть мені ваші ідеї, обговримо.

Створюємо  колективні  звички.

База знань повинна жити і розвиватися, а вам потрібно багато працювати.

В області управління знаннями, як ніде більше, діє біблійний принцип: щоб багато отримувати, потрібно ще більше віддавати. І ще: потрібно постаратися, щоб народ звик до бази знань і відчув її потрібність - для цього створіть у вашій компанії цілий ряд обов'язкових ритуалів.

Робіть щоденну розсилку про нові надходження і оновлення бази знань. Створіть персональні інформаційні підписки. Залучіть ваших секретарів і маркетологів до підготовки інформаційних бюлетенів.

Постійно вивчайте інформаційні потреби ваших колег.

Пропонуйте колегам послуги з підбору інформації з бази знань.

Починаючи з себе, припиніть пересилання електронною пошту файлів. Пересилайте посилання на файли в базі знань. Видайте відповідний наказ по компанії.

У випадку, якщо співробітники не передають адміністратору бази знань документи для розміщення, застосовуйте до них заходи адміністративного впливу.

Частіше вживайте при спілкуванні з колегами вираз: «цей документ є в базі знань» .

Створіть  Інтранет-форум для спілкування колег і неформального обміну знаннями.

Створіть спеціальний каталог під назвою «Неформальний» або що-небудь в цьому роді. Ініціюйте процес написання гумористичних оповідань на виробничі теми класу «про те, як ми робили те-то і те-то і що з цього вийшло» І на десерт: створіть корпоративний фотоальбом в базі знань.

Пройде  якихось два-три місяці і ваші люди вже не будуть представляти, як можна працювати, не маючи бази знань.

*** Так, мало не забув, не сказав про найголовніше. Вам тепер потрібно буде багато, дуже багато приділяти свого часу навчанню співробітників компанії. Знання повинні працювати, плодитися і розмножуватися, а не вилежуватися в архіві. Оптимально 30% доходу компанії – це інтелектуальні інноваційні рішення її  співробітників. Якщо у вашій компанії є навчальний центр,  тоді варто  дружити  з викладачами - вони тепер ваші найголовніші союзники. Подумайте разом дуже серйозно про те, як об'єднати ваші цілі і плани. А  ось, мабуть, для початку достатньо.

Далі самі. Відпрацюєте основи, почнете будувати більш серйозну базу знань - на основі інтернет-технологій.